🗣Indiferent de rolul pe care îl ocupi în companie ai fost pus în situația în care la un moment dat a fost nevoie să dai un feedback negativ.

Fie că ai interacționat cu un coleg, un client, sau un subordonat din echipa ta ai întâlnit momente în care, din dorința de a îmbunătăți modalitatea de comunicare și colaborare a fost nevoie să îți exprimi nemulțumirile.

Dacă  dai un feedback negativ unui coleg, unui subordonat sau unui client, cum preferi să o faci? 📩 email, ☎️telefonic, 💁face-to-face?

Vom trata 2 subiecte diferite în acest articol:

1. Soluții pentru a oferi un feedback negativ constructiv.
2. Care este cel mai bun canal pentru a oferi feedback-ul: face to face, mail sau telefonic?

Depinde!

Este un cuvânt din ce în ce mai des folosit de oamenii de vânzări dar și de oamenii de recrutare. Am tot menționat în articolele mele că aceste doua meserii merg mână în mână.

Depinde… întrucât nu există cel mai bun răspuns! Ce va face diferența este modul în care vei vorbi și îți vei face înțeles mesajul.

👉

„ Oamenii vor ține minte cum i-ai făcut să se simtă nu ce mesaj le-ai transmis”

Care este cel mai bun canal pentru a oferi feedback-ul: face to face, mail sau telefonic?

👇

 Dacă alegem să oferim feedback ul față în față:

📍Avataje:

Pentru mine, cea mai potrivită modalitate de a da un feedback negativ este să o fac face-to-face. Consider că este important să am o conversație deschisă și transparentă cu persoană în cauza, să-i explic în detaliu motivele feedback-ului și să-i ofer soluții concrete pentru a îmbunătăți situația. Aici mă bazez foarte mult pe emoții, și pe faptul că oamenii vor simți energia într-o discuție face to face dar și tonalitatea vocii.

Poate părea o expresie citată din cărțile de spiritualitate însă o vorbă cu care am plecat din copilărie este aceea că „ tonul face muzică”.

Dacă intențiile tale sunt de a ajută acea persoană și nu de a critică fără a aduce și sugestii de îmbunătățire, acest lucru se va simți imediat.

📍Dezavantaje:

Un feedback negativ dat față în față poate fi dificil de gestionat emoțional, atât pentru cel care îl oferă, cât și pentru cel care îl primește.

În timp ce este important să se comunice sincer și direct, un feedback negativ dat într-un mod agresiv sau cu o atitudine defensivă poate duce la resentimente și chiar la pierderea încrederii.

În plus, feedback-ul dat față în față poate fi ineficient dacă nu există o pregătire adecvată sau o abordare structurată.

Unele persoane pot avea dificultăți în exprimarea cu claritate și obiectivitate a feedback-ului, ceea ce poate duce la confuzie sau neînțelegere.

Dacă alegem emailul că și canal de conversație:

E-mailul poate fi folosit și că o modalitate de a începe o conversație, urmând ca feedback-ul să fie discutat mai apoi face-to-face, dacă este necesar.

📍Avantaje:

Totuși dacă ai ales varianta de email, această te poate ajută să structurezi foarte bine mesajul, să conturezi un plan de acțiune pentru îmbunătățire sau să adaugi câteva dovezi.

Pe baza datelor scrise îți va fi mult mai ușor să pregătești interlocutorul astfel încât să-i ofere acestuia ocazia de a reflectăm asupra feedbackului sau de ce nu de a aduce argumente pentru care a reacționat la momentul respectiv nepotrivit.

📍Dezavataje: Principalul dezavantaj al oferirii unui feedback negativ prin e-mail este că poate fi interpretat greșit sau poate fi preluat în mod diferit de către persoană care îl primește.

Deoarece nu există comunicare verbală sau nonverbală, precum tonul vocii, expresia facială și gesturile, riscul de a fi interpretat greșit este mai mare. Pe lângă acest lucru, un feedback negativ prin e-mail poate părea impersonal sau dur, ceea ce poate afecta relația dintre colegi sau între subordonat și superior.

De asemenea, există posibilitatea că e-mailul să ajungă într-un spațiu public, ceea ce poate compromite confidențialitatea și poate afecta reputația persoanei care a primit feedback-ul negativ.

Dacă alegem telefonul că și canal de conversație:

Și în cazul acesta există plusuri și minusuri. Încerca să ai o conversație respectuoasă și să fi cât mai clar în ceea ce privește problemele și soluțiile propuse.

📍 Avantaje: permite o comunicarea verbală, ceea ce poate fi mai eficient în a exprimă emoții și tonalități ale mesajului, care pot fi dificil de transmis prin e-mail. Un feedback negativ dat față în față poate fi tensionat și poate duce la conflicte. Dacă există riscul de tensiune sau conflict, oferirea feedback-ului prin telefon poate fi o modalitate mai bună de a evita aceste probleme.

În general, oferirea feedback-ului prin telefon poate fi o modalitate rapidă, flexibilă și eficientă de a transmite un mesaj important și poate fi o alegere bună în anumite situații.

📍Dezavantaje: Cu toate acestea, trebuie avut în vedere că feedback-ul negativ dat prin telefon poate fi mai puțin personal decât cel dat față în față și poate duce la confuzii dacă nu este comunicat într-un mod clar și concis.

Cum oferi un feedback negativ constructiv:

     1.Încearcă să fii cât mai specific și să oferi detalii în ceea ce privește problema respectivă.

Evită fraze de genul: „am observat în ultima perioadă tot mai multe greșeli în mailurile trimise către clienți”

Acest mesaj este este confuz. Persoană în cauză nu șție de câte ori a greșit, care sunt greșelile și de ce natură sunt, despre ce mailuri este vorba și către cine se adresau acestea, dacă greșelile sunt de ortografie sau de exprimare și exemplele pot continua.

Fii specific și detaliat în ceea ce privește problema. Nu folosi cuvinte vagi sau ambigue, ci descrie în mod clar și precis comportamentul sau acțiunile care au dus la feedback-ul negativ.

     2. Fii respectuos și empatic.

Când dai un feedback negativ, este important să fii empatic și să arăți că înțelegi punctul de vedere al persoanei în cauza.

De asemenea, este important să fii respectuos și să nu jignești sau să ofensezi persoana respectivă. Un exemplu de bună practică aici ar putea fi chiar o situație similară în care și tu ai greșit la rândul tău.

Astfel persoana care primește feedback-ul negativ simte că este înțeleasă.

Greșeala face parte din evoluție și intenția ta a fost una de a corectă și a evita o situație neplăcută în care chiar tu te-ai aflat în calitate de manager, coleg, furnizor, client și așa mai departe.

Poti spune:

„ Si eu am comis aceeași greșeală  în trecut și mi-ar fi plăcut că cineva să vină să îmi atragă atenția. Am ales să vin către tine din dorința de a crește împreună și de a perfecționa modul nostru de lucru. Sunt convinsă că nici tie nu îți face plăcere să știi că aceste lucruri se repetă în mod constant”

 3. Oferă soluții concrete și sugestii pentru îmbunătățire.

Feedback-ul negativ trebuie să ofere soluții sau sugestii pentru a ajută persoana să depășească problema și să se îmbunătățească.

Fii clar și specific în ceea ce privește actiunile pe care trebuie să le facă pentru a îmbunătăți situația. Nu aduce nici un beneficiu pentru nici una din părțile implicate în conversație doar să se știe că anumite lucruri nu funcționează în parametri normali. Când feedback-ul negativ este susținut de soluții de îmbunătățire se transformă într-o conversație plăcută în care interlocutorul va învăța cum să perfecționeze modul lui de lucru.

4. Alege momentul potrivit. 

Feedback-ul negativ trebuie să fie dat la momentul potrivit și într-un context adecvat. Asigura-te că persoană este pregătită să primească feedback-ul și că nu se află sub presiune sau stres.

De asemenea, asigura-te că feedback-ul este dat într-un mediu privat și sigur, fără interferențe sau întreruperi. Este ușor să eviți o situație neplăcută!

O soluție poate fi: poți verifica orarul persoanei respective pentru a te asigura că nu a avut 6 întâlniri iar la final de zi a primit un feedback negativ.